Как выбрать онлайн кассу?
Почти все магазины и сервисы обязаны использовать онлайн-кассу. Есть много разновидностей такого устройства. Рассмотрим основные критерии для оптимального выбора ККТ подходящего для того или иного типа бизнеса.
Виды онлайн-касс
Есть следующие основные варианты онлайн-касс:
Автономные
Могут полноценно работать (формировать и печатать чеки, передавать сведения Оператору фискальных данных через интернет) без подключения к какому-либо внешнему устройству. Оснащены кнопками для ввода данных, простым дисплеем на несколько строк для отображения информации по расчету с покупателем. Работают от сети или от аккумулятора: во втором случае возможно использование автономной ККТ в мобильном режиме.
Данный тип кассовой техники является самым бюджетным по стоимости среди возможных вариантов.
Фискальные регистраторы
Требуют подключения к внешнему устройству — компьютеру, смартфону, планшету. Сами по себе предназначены только для формирования и печати чеков. Для передачи данных в ОФД через интернет задействуется внешнее устройство. Его же кассир использует для ввода данных (с помощью клавиатуры, мыши, сканера штрих-кодов), просмотра сведений на дисплее. Почти все регистраторы работают от сети, так как рассчитаны в основном на стационарное использование.
Стоимость данного вида кассовой техники сильно варьируется т.к. имеет много отличающихся и важных технических характеристик, такие как: скорость печати, наличие автоотреза, ресурс термоголовки и т.д.
Смарт-терминалы
Как и автономные кассы, приспособлены к полноценной работе без подключения к внешним устройствам. Функционируют при этом под управлением мобильной операционной системы (чаще всего Android), как смартфоны и планшеты. Оснащены, как и обычные гаджеты, сенсорным дисплеем, приспособлены к установке мобильных приложений. Полезными могут оказаться товароучетные, аналитические, бухгалтерские — в которые передаются данные о платежах, проведенных на кассе.
Затраты на данный тип касс окажутся выше, чем на автономные, но ниже, чем на полностью оборудованное рабочее место, с использованием фискального регистратора.
Облачные
Представляют собой связку из:
- специализированной программы, онлайн-скрипта на сайте или приложения на смартфоне либо планшете — приспособленных к приему-передаче сведений по расчетам с покупателями;
- настоящей (аппаратной) онлайн-кассы, которая используется удаленно — через облако.
На аппаратной кассе формируются чеки (только электронные), с нее же передаются сведения в ОФД. К одной такой ККТ обычно можно подключать несколько «облачных» кассовых программ (скриптов, приложений), установленных на разных устройствах, одновременно. На каждом подобном устройстве могут вестись независимые расчеты с покупателями.
Располагаться аппаратная касса как часть облачного решения может:
- в офисе продавца товаров, поставщика услуг;
- в специализированном дата-центре.
В первом случае касса чаще всего находится в собственности продавца. Может быть автономной, смарт-терминалом, фискальным регистратором. Во втором случае касса обычно арендуется (у дата-центра или его партнера). Как правило, используемая по такой схеме ККТ представляет собой специфический «серверный» тип кассы, которая может формировать только электронные чеки. Такие онлайн-кассы компактны, могут размещаться в большом количестве на серверной стойке.
Расходы на использование облачной кассы: определяются стоимостью (ценой аренды) удаленной аппаратной ККТ.
Как выбрать онлайн-кассу розничному магазину?
В рознице — в силу действия Закона № 54-ФЗ, обязательна выдача бумажных чеков, сформированных кассиром при расчете с покупателем. Поэтому, подойдет любая касса, кроме облачной, формирующей только электронные чеки. Магазину оптимально выбрать устройство с высокой скоростью печати чека (не менее 200 миллиметров в секунду), если имеется большой поток покупателей. Данному требованию соответствует большинство фискальных регистраторов. Автономные ККТ и смарт-терминалы обычно печатают чеки со скоростью не более 50-70 мм/сек.
Какая нужна ККТ для сферы услуг
В данной сфере (парикмахерские, салоны красоты, стоматологии и др.) предпочтение отдают смарт-терминалам, т.к. работа на них не требует специальных знаний и навыков, а также данная техника занимает очень мало места на рабочем месте. Также на рынке имеются модели с уже установленным программным обеспечением, предназначенным для сферы услуг и имеющие в своем арсенале функционал записи клиентов, выбор мастера и т.д.
Какой будет касса для интернет-магазина?
Если интернет-магазин берет полную предоплату онлайн, то используется облачная касса, интегрированная с сайтом магазина (с помощью скрипта соответствующего назначения). Покупателю направляются электронные чеки. Если покупатель только бронирует товар (совершает предзаказ), а затем выкупает его в пункте выдачи, то расчет производится на кассе в данном пункте выдачи.
Есть технологические решения, позволяющие подключить «облачный» скрипт интернет-магазина к той аппаратной, которая стоит в пункте выдачи. Но лучше подключить сайт к специализированной ККТ, которая расположена в дата-центре. За счет имеющихся там ресурсов будут обеспечены бесперебойные автоматические расчеты.
Как выбрать кассовый аппарат с эквайрингом?
Эквайринг при использовании онлайн-касс возможен на базе:
- Модуля для считывания банковских карт, который встроен в автономную ККТ или смарт-терминал.Кассы, оснащенные соответствующим модулем, стоят дороже аналогов (или версий модели ККТ без такого модуля)
- Внешнего эквайрингового терминала, интегрированного с автономной ККТ, смарт-терминалом, фискальным регистратором. Стоимость выше чем у интегрированного решения.
- Внешнего считывателя для карт (по технологии NFC), интегрированного с онлайн-кассой.
Выбор кассы: основные характеристики
Есть ряд ключевых параметров, которые нужно учесть при выборе онлайн-кассы. В их числе:
Поддержка ККТ большого ассортимента продукции
Настройка автономных онлайн-касс часто требует «ручного» внесения ассортимента в базу данных сотрудником магазина или приглашенным специалистом. Если товаров несколько тысяч, то внесение данных о них в ККТ будет крайне трудоемким. В этом случае нужно использовать смарт-терминалы, фискальные регистраторы — в которых формирование базы по ассортименту в достаточной мере автоматизировано с помощью штатного ПО или совместимых с кассой приложений. Будет больше возможностей для поиска (тестирования) подходящих программ от разных разработчиков для автоматического управления базами данных.
Условия использования кассовой программы.
Она может быть платной (либо обновляться за плату) или бесплатной. Производители ККТ обычно поставляют устройства с бесплатным ПО для базовых операций (формирования, печати чека, передачи данных в ОФД). Сторонние разработчики могут разрабатывать кассовое программное обеспечение с дополнительным функционалом. Например — обеспечивающее интеграцию ККТ:
- с программами для товарного, складского учета;
- с ПО для формирования отчетности, аналитики данных;
- с системами безопасности (контроля доступа, видеонаблюдения).
Для автономных касс платное ПО — редкость (поскольку, как правило, не нужны дополнительные функции). Но для фискальных регистраторов, смарт-терминалов и облачных касс на рынке доступно много различных типов платных приложений.
Поддержка подключения товароучетной системы.
Оценивать перспективы подключения товароучетной системы к онлайн-кассе следует по принципу «от обратного» - запрашивая у поставщика конкретной системы, совместима ли она с кассовой программой, под которой работает конкретная модель или линейка ККТ. Практически все современные онлайн-кассы могут подключаться к внешним товароучетным системам. Но алгоритмы подключения могут значительно различаться (по содержанию, сложности, скорости), что обусловлено технологическими различиями между кассовым ПО.
На автономных кассах, как правило, стоит заводская прошивка, настраиваемая через командную строку. Фискальные регистраторы настраиваются через подключенный компьютер или гаджет. Смарт-терминалы — через мобильное приложение от производителя. В каждом случае применяется специфический вариант интеграции с товароучетной платформой, зависящий:
- от операционной системы на компьютере или мобильном устройстве, где установлена платформа;
- от характеристик самой платформы.
Поэтому, нужно достоверно знать заранее, еще до закупки ККТ, какой тип кассового ПО лучше всего подходит для используемой магазином или сервисом товароучетной системы.
Поддержка совместной работы кассы и программы по бухучету (или с сайтом).
Здесь работают те же закономерности, что характеризуют интеграцию ККТ с товароучетной системой. Запрашиваются, таким образом, рекомендации от поставщика программы бухучета (или разработчика сайта) по совместимости с конкретными типами кассового ПО.
Поддержка реализации товаров с маркировкой.
Все продавцы маркируемых товаров обязаны применять онлайн-кассы с поддержкой новейшего формата фискальных документов (ФФД) — в версии 1.2. Перечень таких касс утверждается Федеральной налоговой службой. Она же ведет реестр всех моделей онлайн-касс, разрешенных к использованию российскими предприятиями.
По мере поступления в ФНС сведений от производителей — подтверждающих совместимость ККТ с ФФД 1.2, издаются нормативные акты по включению в общий реестр ККТ моделей касс, которые поддерживают данный формат. Чтобы проверить, совместима ли интересующая магазин касса с ФФД 1.2, нужно:
- скачать свежий реестр контрольно-кассовой техники с сайта ФНС (в виде таблицы Excel);
- посмотреть в таблице, есть ли отметка «да» под столбцом «1.2» (раздел таблицы «поддерживаемые версии форматов фискальных документов») напротив соответствующей модели кассы.
Можно также уточнить данные по поддержке кассой ФФД 1.2 у производителя ККТ.
Длительность эксплуатации фискального накопителя (15 или 36 месяцев).
Накопитель на 15 месяцев разрешено применять только продавцам товаров и поставщикам услуг, которые работают на общей системе налогообложения или занимаются розничной продажей подакцизных товаров (алкоголь, табак, автомасла и т.д.). Если используется специальный режим — например, УСН или ПСН и при этом в продаже нет товаров входящих в список «подакцизных товаров», необходима касса с накопителем на 36 месяцев.
По истечении срока эксплуатации накопитель во всех случаях блокируется, касса перестает работать. Блокировка возможна и более ранняя — например, из-за переполнения памяти ФН. В магазинах с большой проходимостью нередки случаи блокировки накопителя на 15 месяцев, который используется менее года.
Порядок оказания техподдержки и обслуживания
На практике их оказывают:
- в отношении автономных касс, фискальных регистраторов, большинства моделей смарт-терминалов — производители, официальные АСЦ;
- в отношении облачных касс, некоторых моделей смарт-терминалов — поставщики ККТ в аренду, а также разработчики специализированного ПО.
В первом случае поддержка касс на уровне ПО обычно бесплатна при обращении к производителю. АСЦ оказывают техподдержку и обслуживание в соответствии с заключенными с ними договорами. Во втором включается в стоимость аренды кассы (или использования платного ПО). Если продавец имеет кассу в собственности, то все расходы по ее техническому обслуживанию он несет сам (либо нанимая стороннюю организацию). Если арендует, то соответствующие издержки практически всегда несет арендодатель.
Купить или арендовать кассу?
С учетом сказанного выше, можно выделить ключевые преимущества:
1. Покупки кассы в собственность:
- отсутствие периодических расходов (которые могут расти с инфляцией);
- самостоятельный контроль над передачей данных (позволяющих оценить, к примеру, выручку предприятия, ее распределение по товарным группам) на кассу и с нее.
Для кого подойдет своя касса: розничный магазин, поставщик услуг, оказываемых в стационарном месте расположения ИП или юрлица.
2. Аренды ККТ (аппаратной) с размещением на стороне магазина:
-
отсутствие больших единовременных расходов (главная статья расходов — стоимость фискального накопителя, который в любом случае приобретается в собственность);
-
несение арендатором, а не магазином, расходов на техобслуживание кассы, обновление ПО.
Кому подойдет: начинающий предприниматель с минимальным бюджетом на ККТ.
3. Аренды облачной ККТ в дата-центре, не считая преимуществ по пункту выше:
-
полное делегирование издержек по настройке, регистрации, перерегистрации кассы в ФНС, на сторону арендатора;
-
бесперебойную работу кассы в любое время суток.
Для кого подойдет: интернет-магазин.
Резюме: ключевые факты о выборе кассы
Онлайн-касса может быть:
- автономной с поддержкой базовых фискальных операций (подходит для небольших магазинов и сервисов);
- фискальным регистратором (который в силу высокой скорости печати чека оптимален для магазинов с большим потоком покупателей);
- смарт-терминалом с поддержкой многих дополнительных функций за счет установки необходимых приложений (подходит практически всем — если неважна скорость печати чека);
- облачной (подходящей для интернет-магазинов).
Способ оснащения кассы функционалом для эквайринга зависит от требований банка. Традиционная модель — с применением внешних терминалов. Инновационная — с применением смартфонов и планшетов для чтения карт через NFC.
Если бюджет ограничен, можно на первое время арендовать ККТ, а если продажи пойдут — купить в собственность. Для продажи маркируемых товаров ККТ и установленный в ней фискальный накопитель должны поддерживать ФФД 1.2.
О порядке и возможностях интеграции ККТ и товароучетных решений (как и бухгалтерских программ, сайта магазина) следует узнавать заранее, до заказа касс, у поставщиков оборудования.
Обратившись в компанию АРТА, вы получите подробную консультацию на предмет выбора контрольно-кассовой техники, подходящей для вашего бизнеса. Мы предложим лучшие по технологическим характеристикам и цене решения.